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Le courrier Hybride

Publié par Posteinfos mercredi 7 juillet 2010




Le Groupe La Poste poursuit sa stratégie de développement avec la création d’un centre de Courrier Hybride.

Piloté par EMS Sénégal, filiale du Groupe dédié au courrier et à la messagerie express, le centre du Courrier Hybride a pour objectif de mettre à la disposition des clients des outils optimisés de gestion du courrier d’entreprise. Il se présente comme une solution permettant aux prospects d’EMS Sénégal, entreprises et institutions, d’externaliser le processus de production et de gestion de leurs envois. Il s’agit en effet d’une offre intégrée, depuis la transmission sécurisée de fichiers numériques via différents supports jusqu’à la distribution physique au destinataire final. Ainsi, le centre prend en charge tout le processus de production du courrier de masse. Celui-ci inclut la conception, la production, l’affranchissement, la distribution, le suivi des retours et le recouvrement. Et cela, quelle que soit la nature des documents: factures, relevés de comptes, messages ou mailing publicitaire.

Les atouts

Sur un autre plan, ce centre présente des atouts considérables, dans la mesure où il rend possible une optimisation des coûts. Et cela, grâce à un guichet unique qui permet l’automatisation du traitement du courrier, la réduction de l’espace dédié à l’archivage papier et l’élimination des coûts de collecte, de tri et de dépôt.

De plus, la gestion et la distribution du courrier sont entièrement prises en charge, avec la possibilité d’adaptation des documents, de mise à jour des bases de données d’adresses, de traçabilité des envois, et d’archivage des données. Concernant la livraison, le Centre de Tri et le CAD (centre autonome de distribution) assurent la prise en charge du courrier qui est, par la suite, distribué par un réseau national de 160agences.
La performance est aussi un atout important du courrier hybride, grâce à un système informatisé permettant de traiter prés de 18 millions d’envois par mois. Par ailleurs, l’accès aux serveurs et à la zone de production est sécurisé par un système de badges numériques. Ce qui constitue une importante garantie de confidentialité. L’identification par codes à barres des envois offre une visibilité sur le processus de production et de distribution. De plus, le client est informé sur les motifs de non distribution grâce à une gestion avancée des retours de courrier.


Le centre assure aussi une gestion personnalisée des stocks de papeterie et d’enveloppes du client et entretient un contact direct avec les fournisseurs, soulageant ainsi les clients des frais liés à ces opérations.




Un service ‘sur mesure’

La Poste compte, avec ses nouvelles procédures, fournir à sa clientèle des services sur mesure. Un seul point d’entrée électronique à tout le réseau donne accès à des services comme l’impression et la mise sous enveloppe des documents, le tri informatique, le regroupement et le publipostage, la préparation, l’affranchissement, l’acheminement, la distribution, la gestion des retours, le reporting systématique et le recouvrement informatisé et sécurisé des factures, au bout de la chaine.

La cible
La cible du courrier hybride est constituée d’entreprises dont l’activité normale génère un important flot de courrier en direction de leurs clients. Parmi celles-ci on peut citer notamment les sociétés facturières et les banques qui représentent le cœur de cette cible. Il s’agit de leur proposer d’externaliser tout le processus de production de leurs documents jusqu’à la livraison aux particuliers, dans des délais garantis. Cela aura pour avantage de leur permettre de mieux se concentrer sur leur métier de base et de se délester d’une partie de leur activité qui doit revenir à l’opérateur naturel qu’est La Poste. Cette opportunité leur assurera également d’importantes économies de couts de production, un considérable gain de temps et la possibilité de redéployer une grande partie de leur personnel sur des taches beaucoup plus liées à leurs missions spécifiques. Ainsi ce projet va donner à ces entreprises l’accès à des services à haute valeur ajoutée comme, entre autres, le publipostage et le mailing ciblée et qualifié à leurs clients et prospects qui ne recevaient avant que des factures ou des relevés de compte. La sélection et l’insertion automatisées de volumes importants et personnalisés d’encarts dans les enveloppes à distribuer leur ouvre un nouveau canal très efficace pour le marketing direct.
Le matériel
Dans le cadre de ce projet, la poste du Sénégal dispose du matériel nécessaire à l’implémentation des logiciels de gestion de courrier hybride.
La solution matériel hardware est composée de :
• Un cluster de haute disponibilité composé de deux serveurs,
• Un Serveur d’archivage,
• Un serveur de paiement des factures,
• Un SAN bâti au tour d’une baie de disques et d’une librairie de sauvegarde,
• Un serveur de sauvegarde,
• Un onduleur,
• Deux imprimantes haut volume (papier continu) IBM AFP Infoprint 4100 MS1 (8 millions de pages par mois chacune),
• Deux imprimantes moyennes volume (feuille à feuille) IBM AFP Infoprint 2190ES (1 million de page par mois chacune)
• Deux machines de mise sous pli de type KERN 2500, fonctionnant en mode papier continu et en mode page à page (12 000 plis par heure chacune),
• Deux Caméra Axode 60 pour le contrôle d’intégrité
• Deux Multiscans MV75Z, scanners pour la lecture du code à barre lors du traitement du courrier retour.
Il est à noter que chacun des éléments du module est doublé, assurant ainsi une fonction de back up pour permettre un fonctionnement continu même en cas de panne d’une composante.

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